1. Introducción
INGTEC ESPECIALIDADES S.A.S BIC es una empresa dedicada a la fabricación, comercialización y distribución de materias primas innovadoras, sustentables, únicas y eficientes para los sectores de Alimentos y Limpieza.
El presente documento relaciona la política y el procedimiento de atención de garantías y devoluciones de INGTEC ESPECIALIDADES S.A.S BIC quien en adelante se denominará “EL PROVEEDOR”, para el reconocimiento de la garantía, y reposición de los productos que adquiere el CLIENTE.
Las actividades de INGTEC ESPECIALIDADES S.A.S BIC son del tipo “Business to Business (B2B)”. Esta política aplicará especialmente para este tipo de actividades, enfocadas en clientes personas jurídicas que adquieren productos para la satisfacción de sus actividades empresariales, ligadas intrínsecamente a su actividad económica, las cuales estarán reguladas además por las condiciones especiales que surjan a partir de la negociación con los clientes empresarios, quien en adelante se denominarán “EL CLIENTE”
2. Definiciones
2.1. Garantía: Es la obligación temporal a cargo de EL PROVEEDOR de responder a EL CLIENTE por las condiciones de calidad, idoneidad, seguridad, buen estado y funcionamiento de los productos que fabricamos, comercializamos y distribuimos, de conformidad con las condiciones legalmente exigibles o las ofrecidas por nosotros.
2.2. Cliente: Toda persona natural o jurídica que adquiera, disfrute o utilice un determinado producto, cualquiera que sea su naturaleza, para la satisfacción de una necesidad empresarial ligada intrínsecamente a su actividad económica o que no sea propia, privada, familiar o doméstica.
2.3. Relación comercial: Son las relaciones jurídicas en las que se incorpora un bien en la cadena de distribución para ser suministrado a un Cliente que adquiere productos para satisfacción de necesidades empresariales.
3. Garantías
Todos los productos ofrecidos por EL PROVEEDOR cuentan con garantía y estará regida por las normas que la regulan, en especial aquellas contenidas en el Código de Comercio, y por las condiciones establecidas en esta política.
3.1. Requisitos de garantía
La garantía solo se hará efectiva cuando:
1. El producto no cumpla con las características fisicoquímicas prometidas por EL PROVEEDOR en la ficha técnica y/o certificado de análisis asignada a cada producto. EL PROVEEDOR entregará por cada producto, una ficha técnica en la que se precisan aspectos como: Descripción, presentación del producto, declaración de ingredientes, vida útil, condiciones de almacenamiento y transporte y características del producto.
El certificado de análisis contendrá en todo caso: Nombre del producto, lote, análisis realizados al producto, Especificaciones de calidad, resultados analíticos del lote de producto, fecha de fabricación y fecha de vencimiento. Igualmente, previo el envío de la oferta comercial, EL CLIENTE podrá cotejar las especificaciones declaradas en el certificado de análisis y/o ficha técnica con una muestra del producto para su aprobación previo el proceso de conocimiento de producto y aceptación de la oferta; con el fin de determinar que éste cumpla con los requerimientos de calidad para su fabricación.
EL PROVEEDOR podrá cambiar las características técnicas del producto, previa notificación y aceptación de EL CLIENTE.
2. Los productos suministrados no corresponden a lo adquirido por EL CLIENTE.
3. El producto aun siendo conservado bajo las especificaciones de EL PROVEEDOR perece antes de la fecha de vencimiento indicada en la ficha técnica.
4. Cuando el producto adquirido no sea entregado a EL CLIENTE.
En lo relacionado con el numeral 1 y 3, se surtirá el siguiente proceso para hacer efectiva la garantía:
EL CLIENTE deberá verificar las condiciones fisicoquímicas del producto conforme a las especificaciones declaradas en el certificado de análisis y ficha técnica; dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de la entrega del producto, ya sea en sus instalaciones, en las instalaciones del PROVEEDOR o en el puerto de recogida. En caso de que advierta que las mismas no cumplen con las características necesarias para su producción industrial o que el producto ha perecido, deberá realizar la respectiva reclamación al PROVEEDOR, enviando a sus instalaciones el producto.
EL PROVEEDOR a través del área de calidad realizará un cotejo de la muestra enviada por EL CLIENTE con la muestra guardada por EL PROVEEDOR de forma previa la entrega del producto, con el fin de verificar que las materias primas no hayan sido alteradas, expuestas, manipuladas o usadas en condiciones de conservación diferentes a las indicadas por EL CLIENTE. Una vez verificado, EL PROVEEDOR enviará el resultado de la evaluación técnica a EL CLIENTE y procederá hacer efectiva la garantía con la reposición del producto o expondrá los motivos por los que estará exonerado de la misma.
La muestra de retención tomada por el área de calidad de EL PROVEEDOR será almacenada durante toda la vida útil del producto para efectuar el cotejo con la muestra enviada por EL CLIENTE en caso de reclamación.
Para efectos del numeral 2 y 4, EL CLIENTE deberá dentro del término de garantía, manifestar al PROVEEDOR que lo entregado no corresponde con lo adquirido, en lo relacionado con los parámetros indicados en la ficha técnica, o que el mismo no fue entregado.
Una vez evaluado el objeto de la reclamación, EL PROVEEDOR procederá hacer efectiva la garantía con la reposición del producto o la devolución del dinero, a elección de EL CLIENTE; o expondrá los motivos por los que estará exonerado de la misma.
Cuando EL CLIENTE interponga un reclamo por garantía, EL PROVEEDOR realizará una verificación técnica en el que se determine que la falla obedece a la calidad, y/o idoneidad del producto, por lo que, este no puede evidenciar que el defecto deriva de alguno de los aspectos excluidos de la garantía, en caso tal, EL PROVEEDOR estará exento de responder por el producto.
3.2. Término de la garantía
El término de garantía será de treinta (30) días contados a partir del momento en que EL CLIENTE advierta la falla o el defecto. Siempre que pruebe el producto dentro de los cinco (5) días siguientes a la entrega del mismo.
El término establecido aplicará para los requisitos 1 y 2 contenidos en el numeral 3.1 de la presente política.
En lo relacionado con el requisito 3, el término de garantía será el de fecha de vencimiento o expiración contenida en la ficha técnica del producto, siempre que el mismo no haya sido abierto y haya conservado bajo las especificaciones del PROVEEDOR.
3.3. Condiciones de garantía
Las condiciones aplicables a las garantías que otorgue EL PROVEEDOR al CLIENTE serán las siguientes:
Para las relaciones comerciales, la garantía estará definida por el Decreto 410 de 1971 “Código de Comercio”, en los siguientes términos:
3.3.1. Aspectos incluidos en la garantía
– Reposición total del producto, cuando hecha la verificación técnica se advierta que este no cumple con las condiciones fisicoquímicas para la producción industrial de EL CLIENTE.
EL CLIENTE asumirá los gastos de transporte hasta las instalaciones de EL PROVEEDOR del producto para hacer efectiva la garantía.
- EL CLIENTE deberá reclamar al PROVEEDOR por cualquier defecto que se presente durante el término de la garantía dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes, contados a partir de que se hubiera descubierto el defecto. De no hacerse la reclamación durante este periodo, operará la caducidad y EL CLIENTE perderá el derecho para ejercer el reclamo.
- En caso de que el producto presente, con posterioridad a su entrega, vicios o defectos ocultos cuya causa sea anterior al contrato, ignorados sin culpa por el comprador, que hagan que no permitan que el producto cumpla con su natural destinación, EL CLIENTE tendrá derecho a pedir la resolución del negocio respecto de esa orden de compra, restituyendo a EL PROVEEDOR el producto y EL PROVEEDOR restituyendo el precio, o a solicitar la rebaja del precio a justa tasación o solicitar la reposición del producto, a elección de este.
En todo caso, EL PROVEEDOR comercializa sus productos a través de métodos de financiación, por lo que, en caso de no haberse pagado en su totalidad procederá la reposición del material objeto de garantía.
Se advierte que para que el CLIENTE pueda hacer valer la garantía aquí establecida, deberá cesar el uso inmediato del producto, una vez advertida la falla o defecto en el mismo.
4. Asuntos excluidos de la garantía
Estarán excluidos de la garantía los productos que sufran daños o perjuicios derivados de:
- Fuerza mayor o caso fortuito.
- Uso indebido del producto.
- No atender las indicaciones para la conservación del producto contenidas en la ficha técnica, y que por tal razón el producto perezca haciendo inviable su uso.
- Permitir la intervención, manipulación y alteración de las características fisicoquímicas del producto, por un tercero ajeno a personal de Ingtec Especialidades.
- Igualmente, estarán excluidos de la garantía aquellos productos en los que el plazo para hacerla efectiva haya vencido.
- La expiración y vencimiento del producto.
Se excluye la responsabilidad, a cargo de EL PROVEEDOR, ante eventos de daño emergente y lucro cesante. Igualmente, EL CLIENTE mantendrá indemne a EL PROVEEDOR y estará exento de responsabilidad cuando los productos adquiridos sean utilizados para la fabricación y comercialización de productos catalogados como delictivos o destinados a facilitar actividades ilícitas; asimismo, cuando su manipulación derive en daño medioambiental.
5. Retracto del CLIENTE
Por tratarse de una relación comercial no operará el derecho de retracto para EL CLIENTE una vez éste acepte la cotización o propuesta comercial y se haya efectuado la orden de compra, en especial, cuando se trate de productos fabricados por terceros de los que EL PROVEEDOR hace su distribución. En ese sentido, no estará obligado EL PROVEEDOR a la devolución del dinero pagado.
6. Ámbito territorial de la garantía.
La garantía de los productos se extenderá y limitarán para todo el territorio colombiano y los países en los que INGTEC ESPECIALIDADES S.A.S. comercialice de manera directa sus productos. EL PROVEEDOR evaluará las zonas y lugares a los que tenga acceso de acuerdo con su red de distribución, y por consiguiente podrá eventualmente transportar el producto a sus instalaciones para la adecuada reposición previa evaluación de las condiciones del mismo.
7. Procedimiento y atención de garantías y devoluciones.
El CLIENTE presentará sus reclamos para hacer efectiva la garantía a nuestra línea de atención al Cliente: A través de chat de la página web: / Correo electrónico: servicioalcliente@iespecialdades.com, Teléfono (PBX): 604 204 50 66 o la línea de WhatsApp: 311 415 08 02
EL CLIENTE deberá reportar el defecto dentro de los treinta días (30) hábiles siguientes a aquel que lo haya descubierto, considerando que, deberá probar y efectuar el análisis de calidad el producto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega del producto.
El personal designado por EL PROVEEDOR para la atención de reclamaciones por garantías será en todo caso, el área de servicio al cliente, quien evaluará si la reclamación se encuentra dentro del término de garantía. Será el área comercial y de calidad quienes resolverán la viabilidad de la garantía de acuerdo con la verificación técnica hecha.
El CLIENTE enviará a EL PROVEEDOR las constancias necesarias y el producto hasta las instalaciones de EL PROVEEDOR, igualmente brindará toda la información que sea requerida, con el fin de evaluar las condiciones del producto y determinar si efectivamente está sujeto a garantía o demostrará el nexo causal entre la causal de exoneración y el defecto del mismo.
En caso de presentarse una causal de exoneración, EL PROVEEDOR informará y expondrá las razones de tal situación al CLIENTE, y no podrá este último repetir contra EL PROVEEDOR, o pretender la reparación, reposición o devolución del dinero pagado por el producto.
En caso de hacerse efectiva la garantía, EL PROVEEDOR entregará constancia de la reposición indicando lo siguiente:
- Descripción de la reposición efectuada.
- La fecha en que EL CLIENTE hizo entrega del producto.
- La fecha de la reposición del producto.
En caso de que proceda la devolución del dinero, EL PROVEEDOR podrá hacerlo dentro de treinta (30) días hábiles siguientes, contados a partir de hecha la comunicación de devolución a EL CLIENTE. El dinero se consignará a la cuenta utilizada en el momento de la compra o la que indique EL CLIENTE para tal efecto. Es deber de EL CLIENTE entregar la información requerida por EL PROVEEDOR para gestionar el trámite de devolución de dinero.
8. Divulgación
EL PROVEEDOR en cabeza de los Procesos gestión comercial y técnica, experiencia al cliente y gestión de procesos HSEQ dará a conocer a todos los Clientes y demás grupos de interés la presente política de garantía y devoluciones a través de la página web: /
9. Vigencia
La presente política de garantía y devoluciones rige a partir de su firma, con vigencia indefinida.
Las disposiciones legales posteriores a la publicación de la presente política se entenderán comprendidas en la misma. Cualquier cambio sustancial en la política de garantía y devoluciones se comunicará de forma oportuna a través de los medios habituales de contacto.